Ürün odaklı ticaret yapan işletmeler için stok takibi her zaman önemli bir konu olmuştur. Depo yönetimi, lojistik ve tedarik zincirinin en kritik unsurlarından biridir. WMS uygulaması tamda burada devreye giren, işletmelerin ERP yazılımları ile entegre olarak, stok takibini ve operasyonel süreçlerini dijital ortama taşımalarını sağlayan bir yazılımdır.
WMS’in açılımı warehouse management systemdir ve türkçesi, depo yönetim sistemidir.
WMS Uygulamasının Temel Özellikleri Nelerdir?
WMS depo yönetim sistemlerinin temelde 5 fonksiyonu bulunur. Bunları adresli stok takibi, mal kabul, sevkiyat, dat (depolar arası transfer) ve sayımdır. Bu 5 fonksiyon ilk başta çok basit görünsede kazın ayağı pekte öyle değildir. Her bir fonksiyon esasında bir operasyonu temsil eder ve her birinin kompleks yapıları vardır. En önemliside bu kompleks yapılar insan gücüyle çalışmaktadır. WMS uygulamalarının en büyük amacıda zaten insan odaklı hataları minimize etmektir.
Bahsettiğimiz 5 temel fonksiyona değinmek gerekirse;
Stok Takibi
WMS uygulamaları için en olmazsa olmaz özellik, doğru bir şekilde stok takibi yapabilmesidir. Unutmamalıyız ki verimli ve doğru stok takibi için yapmanız gereken en önemli şey planlamadır.
Depo dediğimiz ortam fiziki bir alandır ve insan gücü ile hareket eden operasyonları vardır. Wms yazılımı ile süreçlerimizi yönetmeye başlamadan önce fiziki koşullarımızı ve operasyonel hatalarımızı iyileştirmeliyiz. Depomuzda hangi ürünün nerede olduğunu doğru takip etmeniz için öncelikle doğru bir ambar planlaması yapmanız gerekmektedir. Sonrasında açık ve anlaşılır bir raf adresi planlaması yapmalısınız. Daha sonrasında da optimal şekilde depo içerisindeki operasyonlarımız ayrıştırmalıyız. Bu çalışmalar sizin stok giriş çıkışlarınızı düzenler ve olası hataları azaltır.
WMS uygulamaları esasında depo>ambar>raf adresi üçlemesi ile hareket eder. Ürünlerinizi raf adreslerine yerleştirir ve bu bilgi sayesinde hangi depo ve hangi ambarda kaç adede sahip olduğunuzu takip etmenizi sağlar. Sevk durumunda ilgili ambarın ilgili adresinden ürün aldırır ve oradan ürünü eksiltir. Mal kabul esnasında hangi ambara gitmesi gerekirse ilgili adreslerini ürünü yerleştirir. Giriş ve çıkış hareketleri ile ürünlerin raf adetlerini güncel olarak tutar ve bu bilgisi sizinle paylaşır. Entegrasyon altyapısı sayesinde de dilediğiniz yer ile entegre olmasını sağlar.
Mal Kabul
Stoklarınız temel olarak tedarikçilerden veya üretim tesislerinizden gelen ürünler ile beslersiniz. Bu operasyonu wms uygulaması sayesinde dijital ortama taşıyabiliyoruz. WMS uygulamaları erp sisteminiz üzerinden mal kabul için belirlediğiniz ambarınıza girişi yapılan irsaliyeler üzerinden yürütür.
Wms açılan irsaliyeleri kendi sistemine alır ve bunu bir iş emrine dönüştürür. Bu iş emirleri 3 aşamalı olarak kontrollerden geçerek stoğa alınmaktadır. Bu aşamalar ön kabul,yerine yerleştirme ve son kontroldür.
Ön kabul için deponuzda belirlediğiniz personel veya personel grupları sayım yaparlar ancak bu ürün sayımını yaparken irsaliyede bulunan ürün adet bilgisine sahip değillerdir. Bu sayım türüne kör sayım denir. Bu sayede fiziki olarak gelen ürün adetlerini wms uygulamasını doğru şekilde işlemiş olurlar.
Yerine yerleştirme adımında ön kabulu yapılmış ürünler irsaliye ile karşılaştırılarak yerleştirilebilecek adet kadarını ilgili ambarın ilgili adreslerine yönlendirerek yerleştirme işlemi yaparlar.
Son kontrol adımı yapılan işlemlerin depo içerisinde belirlenen sorumlu personel tarafından giriş verilerinin kıyaslanması ve olası sorunların tedarikçi ile iletişime geçilerek çözülmesini sağlamak içindir. Örneğin irsaliye üzerindeki bir ürünün eksik adet geldiği ekran üzerinde tespit edilir ve tedarikçi iletişime geçildiğinde de doğruluğu tespit edilir ve iş emri hataları kabul edilerek kapatılırsa. WMS uygulaması eksik gelen ürün için bir iade faturası düzenlemektedir. Bu süreç tamamen resmi prosedürü doğru ilerletmek ve resmi prosedürlere uygun bir şekilde kabulu tamamlamaktır.
Sevkiyat
Sevkiyat süreci firmalar için en önemli operasyondur. WMS uygulamaları sevkiyat süreçlerini hızlandırmak ve doğru müşteriye doğru ürünü en hızlı şekilde ulaştırılmasını sağlamaktadır. WMS uygulamaları siparişleri genellikle ERP yazılımları üzerinden kendi bünyelerine çekmektedir. Burada süreç genellikle 2 aşamalı olarak yürütülmektedir. Bu aşamalar sipariş toplama ve sevk kontroldür.
Sipariş toplama aşamasında siparişlerin birleştirilerek veya tek bir sipariş şeklinde bir sevkiyat iş emrine dönüştürülmesi ile başlar. Sevkiyat iş emrini üzerine alan depo personeli daha öncesinde planlanıp sisteme girilmiş route planına uygun şekilde, el terminal cihazlarını kullanarak ürünleri ilgili raflardan almaktadır. Elindeki iş emrindeki ürünlerin toplama işlemleri bittiğinde, iş emrine dönüştürülürken belirlenmiş sevk kulvarı adını verdiğimiz alanlara bırakmatadır. Bu alana bırakılan ürünler için sevk kontrol süreci başlamış olur.
Sevk kontrol dediğimiz operasyonu sıradan bir market kasası gibi düşünebilirsiniz. Kasaya gelen ürünler barkod okuyucular ile tek tek okutularak elimizdeki iş emri checklistini doldurur. İşlemler bittiğinde listede bir sorun yoksa sevk türüne göre ilgili kargo firmasına desi ve paket sayısı bilgisi ile entegrasyon üzerinden sevk etiketleri yazdırılır. Son olarak da GİB entegrasyonu sayesinde müşterinin türüne göre e-fatura veya e-arşiv faturası kesilerek sevkiyat noktasına alınır ve sevkiyat gerçekleşene kadar orada bekler.
DAT (Depolar Arası Transfer)
DAT yani depolar arası transfer, adından da anlaşılacağı üzere birden fazla deposu bulunan firmaların ürünlerini depoları arasında transfer ettiği süreçtir. Tedarik zincirinin vazgeçilmez parçası olan ikmal bu adımda gerçekleşir. Süreç sevkiyat ile birebir benzemektedir. Sadece burada sevk emirleri ERP üzerinden sipariş olarak değilde tedarik zinciri personelleri tarafından atılan dat fişleri ile ilerlemektedir. Sevkiyat ile birebir aynı sürece sahip olan dat, işlemin sonunda e-fatura veya e-arşiv fatura yerine e-irsaliye düzenlemektedir.
Sayım
Sayım bir wms uygulaması için en olmazsa olmaz özelliktir. Firmalar dönemsel olarak stok verilerinin doğruluğunu teyid etmek için stok sayımı yapmaktadır. Bu özellik sayesinde stok doğrulukları düzene girer ve ürün kaybolma senaryosunda ürünün ayak izini takip ederek ilgili ürünün nerede olabileceğine yönelik bilgiler vererek ürünün bulunmasına yardımcı olur.
WMS’in İşletmelere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
WMS, tedarik zincirinin en önemli halkasıdır. Günümüz koşullarında lojistik operasyonları e-ticaretin de yaygınlaşması ile birlikte çok hızlı gelişmiştir. Kişilerin hızlı sevkiyat beklentisi artık firmalar seviyesindedir. WMS uygulaması sizlerinde bu hıza ayak uydurmasını sağlamaktadır. WMS uygulaması operasyonlarınızı hızlandırdığı gibi operasyonel maliyetlerinizi düşürmenize de yardımcı olmaktadır. Geniş rapor yelpazesi sayesinde alan ve performans verimliliğin ölçümlemenize yardımcı olarak en optimal operasyon kurgularını oluşturmanıza yardımcı olur.